「業務フロー」とは、特定の業務を遂行するための手続きや工程を視覚的に示したものです。これにより、業務の流れや進行状況、関与する人やシステム、役割や責任、そして必要な資料や情報の移動などを明確に理解することができます。
■ 業務フローを書く目的
無駄な手順を省いたり、手順を変更することで、業務の効率化を図ることです。業務フローによって、業務全体を可視化することで、業務上の課題やボトルネックを見つけます。必要であれば、ソフトウェアやシステムを導入することで、自動化、機械化を図っていきます。
■ 現状とあるべき姿を描く
業務フローは、対象が同じ業務であっても、次のように「現状」の業務フローと「あるべき姿」の業務フローの２つを書くことになります。
①対象となる業務の選定
②担当部署と担当者、関連する部署と担当者、外部の組織や関係者など、業務を実施する組織や人の明確化
③現場のヒアリング、資料の調査によって、業務の手順と課題を整理
④「現状」業務フローの作成
⑤現状の課題について議論し、対応策を明確化
⑥「あるべき姿」業務フローの作成
そして、「あるべき姿」業務フローを実現するために必要となるソフトウェアやシステムを開発します。
■ 業務フローの構造
業務フローは、フローチャートと同じです。異なるのは、フローの関係する組織や人、システム・ソフトウェアなどをフレーム（枠）で囲み、区分けすることです。これによって、誰が・何が、どんなタイミングで、何をするのかを視覚的に理解することができます。
・フレーム
・開始、終了イベント
・処理
・条件分岐
■ まとめ
「組織や人の動き、システムやソフトウェアの動きを、業務フローで見える化する」
業務フローから現状の課題が見え、何をすべきかを知ることができます。新たにシステムやソフトウェアを導入することで、効率化や収益向上を図ることもできるでしょう。